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ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA A LA HORA DE ELEGIR EL ESPACIO PARA TU EVENTO

Hoy vamos a hablaros, de qué aspectos vamos a tener en cuenta a la hora de localizar el espacio para tu evento.

En Cátalo Evento Planner cuando recibimos el encargo de organizar un evento, son muchos los aspectos que debemos tener en cuenta, para después tomar decisiones. Una de las principales, es el espacio donde se va a desarrollar el evento, ya que, acertar con la localización del espacio, va a garantizarnos el éxito del evento.

Antes de buscar localización, es importante que conozcamos el presupuesto, el número de invitados y las características que debe tener el espacio. Una vez que conocemos estos datos, ya podemos empezar con la localización de espacios.

Para emprender la búsqueda, vamos a tener en cuenta:
Ubicación del espacio: A la hora de la localización del espacio, su ubicación debe ser de rápida y de fácil acceso para todos los asistentes. Si esto no se cumple, puede crear retrasos e imprevistos en el desarrollo del evento.

Estacionamiento: Tanto si los asistentes van a llegar en coche o van a ser trasladados en autocar, el estacionamiento parada de vehículos, es un factor también para tener en cuenta.

Capacidad: El número de asistentes y el aforo del espacio, es importante a la hora de ubicar a los invitados y velar por la seguridad de los mismos.

Servicios que ofrece el espacio: Es nuestra labor, localizar un espacio con unas buenas instalaciones, tener preestablecido el desarrollo del evento y sus necesidades, junto con los servicios que nos va a ofrecer el espacio, nos va a ayudar a seleccionar el más adecuado. Cuantos más servicios nos ofrezca el espacio, menos recursos vamos a tener que aportar y así notar un abaratamiento en el presupuesto.

Diseño del evento: Para poder diseñar el evento, vamos a necesitar un plano del espacio, saber cuales son los accesos, las zonas de carga y descarga, la recepción de los invitados, lugar de la celebración del evento…

Decoración: La decoración, estilo arquitectónico del espacio, nos va a ayudar a la hora de la decoración y ambientación del espacio, hay un espacio, para cada tipo de evento.

Accesibilidad: Cuando estamos organizando un evento, debemos saber si entre los asistentes, hay personas con algún tipo de discapacidad y cuales van a ser sus necesidades, para tenerlo previsto en el desarrollo del evento y puedan participar en todas las actividades propuestas.

Seguridad: Es imprescindible, que el espacio cumpla con la normativa vigente y cuente con los seguros de responsabilidad civil, ante cualquier imprevisto, la seguridad también trasciende a todos los proveedores, que van a participar en la organización del evento.

Acústica: Los espacios, deben gozar de buena acústica y deben estar bien insonorizados. En la visita de prospección, debemos fijarnos en este detalle.

Coste del espacio: El presupuesto que tengamos destinado para el espacio, va a marcar el resto de las partidas, de catering, decoración, imprenta, personalización del espacio…

Conocer, visitar, contactar y tener actualizada una base de datos de espacios adecuada, nos va a facilitar muchísimo el trabajo, a la hora de organizar tu evento. En Cátalo Event Planner es nuestro trabajo. Cuéntanos tu idea, nosotros “creamos tu evento”